退職証明書は何に使う？離職票との違いや必要になる場面・取得方法を解説｜転職ガイド

最終更新日 2026/06/12

退職証明書は、退職した事実や勤務期間などを証明する書類です。しかし、「離職票との違いがわからない」「どんな場面で必要になるのだろう」と疑問に感じる方も少なくありません。この記事では、退職証明書の役割や必要になる場面、取得方法について解説します。

退職証明書とは何に使う書類？

退職証明書は、転職先への提出や各種手続きにおいて、退職した事実を証明するために利用される書類です。まずは法的な位置づけや離職票との違いを確認していきます。

退職証明書の役割と法的な位置づけ

退職証明書は、労働基準法（第22条）に基づき、労働者が請求した場合に雇用主が遅滞なく交付しなければならない書類です。記載できる事項は、勤務期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）であり、労働者が請求した事項のみを記載しなければなりません。

離職票との違いを比較表で解説

退職証明書と離職票は、どちらも退職時に関係する書類ですが、発行元や利用目的が異なります。離職票は、ハローワークで失業手当（基本手当）の受給手続きを行う際に提出する書類です。以下の表で違いを確認しましょう。

比較項目	退職証明書	離職票（雇用保険被保険者離職票）
発行元	退職した勤務先	ハローワーク（勤務先を経由）
主な目的	退職の事実や退職理由などの証明	失業手当など雇用保険給付の手続き
発行義務	本人の請求があった場合のみ	本人が希望した場合に発行（59歳以上は希望の有無にかかわらず発行）
形式	勤務先の任意様式（私文書）	ハローワーク所定の様式

※出典：厚生労働省「雇用保険の具体的な手続き」、「雇用保険被保険者離職票について」

退職証明書が必要になる3つの場面

退職証明書は、転職や各種手続きの際に提出を求められることがある書類です。ここでは、退職証明書が必要になる主な場面を紹介します。

転職先から提出を求められたとき

転職先への入職時に、履歴書の内容に相違がないか確認するために提出を求められることがあります。特に介護・医療現場では、実務経験が給与や処遇、配置の判断に影響することがあり、在籍期間や勤務実績を確認するために提出を求められる場合があります。

健康保険や年金の切り替え手続き

退職後に国民健康保険や国民年金へ加入する際は、退職日を確認する書類の提出を求められることがあります。自治体によって異なりますが、退職証明書を退職日の確認書類として利用できる場合があります。

離職票が届かないときのハローワークでの相談・手続き

通常、失業手当の申請には離職票が必要です。しかし、会社側の手続きの遅れなどにより離職票が届いていない場合は、退職証明書などを持参してハローワークへ相談できることがあります。対応は管轄のハローワークによって異なるため、まずは窓口へ確認しましょう。また、初回の失業認定日までには正式な離職票の提出が必要です。

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退職証明書の発行を依頼する方法とメール例文

退職証明書は、労働者が請求した場合に発行される書類のため、自動的には交付されません。ここでは、退職証明書をスムーズに受け取るための依頼方法や注意点を解説します。

発行を依頼するタイミングと確認事項

退職証明書は退職前後のどちらでも依頼できますが、転職や各種手続きに必要になる場合があるため、早めに依頼しておくと安心です。依頼する際は、提出先から指定されている記載事項があればあわせて伝えましょう。また、受け取り方法についても事前に確認しておくと、その後の手続きをスムーズに進められます。

そのまま使える発行依頼メールの例文

退職証明書はメールで依頼することも可能です。依頼内容や記載してほしい項目を明確に伝えられるため、記録を残したい場合にも適しています。以下の例文を参考に、自身の状況に合わせて調整して利用してください。

例文：退職証明書の発行依頼メール

件名：退職証明書発行のお願い（氏名）

本文：
お世話になっております。〇〇です。
退職証明書の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。
なお、提出先から指定があるため、勤務期間および業務内容の記載をお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
なお、受け取り方法についてご指定がございましたらお知らせください。

氏名：〇〇〇〇
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：[email protected]