【介護職向け】内定承諾書とは？書き方や封筒マナー、辞退可否を例文付きで解説

内定通知が届き、安心したのもつかの間「内定承諾書」という書類に、どう対応すべきか迷っていませんか。署名して返送すればもう後戻りはできないのか、封筒や添え状（送付状）はどのように書けばよいのか、初めての方は不安に感じることも多いでしょう。

この記事では、内定承諾書の基本から、返送時のマナー、提出後の辞退や保留の可否、さらにはメールでの提出方法や入社に向けた準備まで詳しく解説します。介護職ならではの確認しておきたい注意点も交えて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

内定承諾書の基本と役割

内定承諾書は、応募先から提示された内定を受け入れる意思を示す書類です。ここでは、内定通知書との役割の違いや、法的拘束力の有無、介護職の採用時に提出を求められることが多い身元保証書について解説します。

内定承諾書を提出する意味と内定通知書との違い

内定通知書が応募先の「採用の意思」を応募者へ伝える書類であるのに対し、内定承諾書は応募者が内定を受け入れ、入社する意思を正式に示す意味を持った書類です。書類の役割が「応募先から応募者へ」なのか、「応募者から応募先へ」なのかという違いがあります。

採用内定の内容や手続きによっては、内定の時点で労働契約が成立したとみなされる場合があります。一般的に内定承諾書には、正当な理由なく入社を拒否しないといった誓約事項が含まれることがあり、これを提出することには「入社を約束する」という重要な意味が含まれています。

内定承諾書に法的拘束力はあるか

内定承諾書を提出すると、採用内定の内容や手続きによっては「始期付解約権留保付労働契約（しきつきかいやくけんりゅうほつきろうどうけいやく）」が成立したとみなされる場合があります。これは、入社日を開始時期とする労働契約が成立した状態を指します。

ただし、提出後であっても、労働者の意思に反して就労を強制されることはありません。内定辞退は可能ですが、入社直前に申し出ると、応募先が進めている入社に向けた準備に影響し、トラブルにつながる可能性もあります。辞退を判断した時点で、早めに連絡しましょう。

※出典：厚生労働省「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」

介護職の採用時に求められる「身元保証書」の役割

内定承諾書を提出する際、介護職では「身元保証書」も併せて求められるケースがあります。介護職は利用者さんの生活や命を支える責任ある仕事であるため、採用時に身元保証人を確認する法人が少なくありません。

身元保証書は、採用された本人の行為によって勤務先に損害が生じた場合に、身元保証人が一定の範囲で損害賠償責任を負うことを主な内容とする書類です。提出を求められた場合に備え、事前に依頼できる相手を確認しておくと安心です。

なお、個人が保証人となる身元保証契約では、賠償額の上限にあたる「極度額」を定めていない場合、契約が無効となるため、書類に金額の記載があるか確認しましょう。

※出典1：大阪府「13 身元保証書、誓約書など会社への提出書類（p1）」
※出典2：e-Gov法令検索「民法 第465条の2」

内定承諾書を送る際の返送マナーと書き方

書類の準備が整ったら、次は返送作業を進めます。ここでは、封筒の書き方や添え状の役割、介護職ならではの同封書類に関する注意点を紹介します。

封筒の書き方と郵送時の注意点

封筒は、書類を折らずに入れられる角形2号か、三つ折りで入る長形3号を使用するのが一般的です。表面には宛先を正確に記載し、左下に赤字で「内定承諾書在中」と記入すると、採用担当者が中身を把握しやすいため丁寧です（指定の返信用封筒がある場合を除く）。

裏面には自分の住所と氏名を忘れずに記載しましょう。投函は郵便局の窓口で行うと、料金不足や配送遅延のリスクを抑えられます。

添え状を同封する際の構成と例文

ビジネス文書を送る際は、内定承諾書だけでなく添え状を一番上に同封すると丁寧です。添え状には、送付日、宛名、自分の連絡先、あいさつ文、同封書類の内容を記載します。長く書く必要はなく、誰から何を送ったのかが簡潔に伝わる内容にしましょう。

以下は、内定承諾書を返送する際に使える添え状の例文です。

提出書類を同封する際の注意点とチェックリスト

介護職の場合、資格手当や担当業務の確認のために「介護職員初任者研修」などの資格証の写しを求められることがあります。また、施設での衛生管理や感染症対策の観点から、検便や健康診断の結果提出が必須となるケースも多く見られます。

これらの書類を内定承諾書と同封する際は、クリップやクリアファイルでまとめて汚れや折れを防ぐ配慮が必要です。提出前には、以下のように書類ごとの記入漏れや同封漏れを確認しておきましょう。

書類名	チェックポイント	備考
内定承諾書	署名欄や押印欄に漏れがないか	押印の指定がある場合は注意
添え状	日付が投函日になっているか	送付日・宛名・同封書類を記載
身元保証書	身元保証人の記入欄や極度額の記載に漏れがないか	提出を求められた場合のみ同封
資格証の写し	氏名・資格名・修了日などが鮮明か	裏面に記載がある場合は両面コピー
健康診断書・検便結果	指定された受診項目・検査項目を満たしているか	応募先指定の用紙やキットがあるか確認

提出期限の延長や内定辞退は可能か

他法人と比較中であったり、家庭の事情で即答できなかったりする場合は、期限の延長や提出後の内定辞退について不安に感じることもあるでしょう。ここでは、応募先との信頼関係を損なわないための対応方法を解説します。

返送期限に間に合わないときの連絡方法

書類の返送期限は応募先によって異なります。期限に間に合わない可能性がある場合は、判明した時点で速やかに連絡を入れましょう。理由を正直に伝え、いつまでに返送できるかを明確に提示すると、採用担当者も対応しやすくなります。

以下は、メールで返送期限の延長を相談する場合の例文です。

他法人と比較したいときの保留の伝え方

「他法人の選考結果を待ちたい」という理由は、正直に伝えて問題ありません。ただし、いつまでに回答できるかを明確に示し、長期間の保留を前提にしないことが大切です。連絡する際は、以下のように内定への感謝と具体的な期限を添えましょう。

このように期限を提示することで、採用担当者も状況を把握しやすくなります。

提出後に内定辞退する場合のマナーと注意点

内定承諾書を提出した後でも、内定辞退を申し出ることは可能です。ただし、入社直前に申し出ると、応募先が進めている入社に向けた準備に影響する可能性があるため注意が必要です。辞退を決めたら、できるだけ早く連絡し、まずは電話で直接伝えるのが丁寧です。電話がつながらない場合や、応募先からメールでの連絡を指定されている場合は、メールでも速やかに連絡しましょう。

以下は、メールで内定辞退を伝える場合の例文です。

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介護職で入社前に確認・準備すべきこと

内定を承諾して入社の意思が固まったら、入社日に向けて準備を進めましょう。労働条件の再確認や、現場に出るための具体的な準備項目について解説します。

労働条件通知書と内定承諾書の照合手順

内定承諾書にサインする前に、以下の手順で「労働条件通知書」の内容と、面接時に聞いていた条件に相違がないか確認してください。

1. 書類の突き合わせ： 求人票や面接時のメモと、届いた労働条件通知書を手元に並べます。
2. 重要項目の重点チェック： 給与の内訳（基本給・処遇改善手当・資格手当など）、夜勤回数と夜勤手当の金額、シフト制における休日数、試用期間の有無などを一つずつ確認します。
3. 不明点の問い合わせ： 少しでも相違や不明点がある場合は、内定承諾書を提出する前に採用担当者へ質問します。

トラブルを未然に防ぐためにも、署名前にこのステップを踏むことが大切です。

※出典：厚生労働省「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には？」

資格証の提出と入社に向けた確認事項

無資格で内定を得た後に介護職員初任者研修などを修了した場合、法人によっては入社前後に修了証の提出を求められるケースがあります。資格手当の適用や担当業務に関わるため、入社当日に持参するのか、事前に郵送するのか指示を確認しておきましょう。

また、円滑に業務をスタートできるよう、入社初日までの持ち物や準備事項についても確認が必要です。制服のサイズや入浴介助時などに履く業務用の靴の指定、施設独自の感染対策ルール（マスクの規定など）を把握しておきましょう。加えて、いきなり現場に出るのではなく、利用者さんの対応に入る前の事前研修（オリエンテーション）がどのように行われるかを確認しておくと、安心して初日を迎えることができます。

確認項目	確認する内容	確認のタイミング
労働条件通知書	給与（処遇改善・資格手当含む）、夜勤条件、シフト休日	内定承諾書に署名する前
提出書類	資格証の写し、健康診断書、検便、身元保証書など	返送前・入社前
入社に向けた準備	制服サイズ、靴の指定、感染対策、初日の持ち物、事前研修の有無	案内が届き次第・入社前

内定承諾に関するよくある質問（FAQ）

最後に、郵送方法やメールでの対応、就職活動の継続といった、多くの人が迷いやすい具体的な疑問について解説します。不安な点を確認し、自信を持って入社準備を進めましょう。

Q.郵送は書留と普通郵便のどちらが適切ですか？

A.内定承諾書は重要な書類のため、普通郵便でも送付できますが、差し出した記録を残したい場合は「特定記録」、より確実な受け渡しを重視する場合は「簡易書留」などを検討しましょう。ただし、応募先から郵送方法の指定がある場合は、その指示に従ってください。

※出典1：日本郵便「特定記録」
※出典2：日本郵便「信書の送付について」

Q.メールで提出を求められたときの返信方法はどうすればよいですか？

A.近年は内定承諾書をPDF形式などにしてメールで送付するケースもあります。その際は、件名で誰からのどんな連絡かが一目でわかるようにし、本文には内定への感謝と入社への意向を簡潔に添えましょう。

添付ファイルは応募先からの特別な指定がない限り、一般的なPDF形式で送るのが無難です。送付前には、スキャンしたデータが鮮明に読み取れるか確認しましょう。

Q.内定承諾後の就職活動は続けてもいいですか？

A.内定承諾後に就職活動を続けること自体は可能ですが、誠実な対応が求められる行動であることを自覚しましょう。内定承諾書を提出した後は、応募先が入社に向けた準備を進める場合があります。もし就職活動を継続する場合は、他の内定が出た際に速やかに判断し、内定辞退が必要な場合はできるだけ早く連絡することが大切です。応募先への配慮を忘れず、自分に合う職場かどうかを慎重に判断しましょう。

この記事では、内定承諾書の役割から具体的な書き方、介護職が確認しておきたい提出書類、期限の延長や内定辞退のマナーまで幅広く解説しました。内定承諾書は入社意思を正式に伝える大切な書類です。法的ルールとビジネスマナーの両方を理解し、誠実な対応を心がけることが、新しい職場での良好な関係づくりにもつながります。この記事の内容を参考に、まずは手元の書類に不備がないか一つずつ確認し、自信を持って返送の準備を進めてください。