安価(無料)で便利なソフト&サービス:情報共有ツール編

2015-11-05

介護業界・事業所におけるITの活用についてお届けする本コラム。第二回目の今回は、前回に引き続き、汎用的なWEBサービスを介護業界に生かし業務を楽にするという視点から、ドキュメント管理サービスについてご紹介する。

情報共有に役立つサービス

介護業務を円滑に進めるために、蜜なコミュニケーションは重要だ。

特養や有料老人ホーム(特定施設)などの入居型サービスであれば、ケアマネージャーと介護スタッフ同士が密なコミュニケーションを取る事も比較的難しくないが、ケアマネージャーとの距離が離れている場合の訪問介護事業所や、通所介護事業所でのコミュニケーションについては課題があると言えよう。

特に事業者間やご利用者・ご家族宅が離れている、地方の介護については最も重要な課題の一つだ。また、前者の場合でも、かかりつけ医やご家族等との密なコミュニケーションについては、ケアカンファレンスの頻度にも寄るが、十分に実施出来ていない事業者も少なくない。

前々回、前回と介護業界におけるITの利活用の状況や、具体的に使える汎用的なWEBサービスとしてEverNote(エバーノート)の利活用について触れさせて頂いたが、今回のコラムでは介護業務で活用が可能な、各種ソフトウェア・Webサービスの中でも「情報共有」に特化し、2種のサービスを紹介させて頂く。

最近LINEやFaceBookメッセンジャーを業務で利用するケースが散見される。スタッフ全員が注意して使用している場合や、個人アカウントと業務用アカウントを使い分けしている場合は良いが、もし個人用アカウントを業務に流用(共用)している場合は、すぐに使用を見直そう。

SNSでのやり取りは非常に便利な一方、簡単に「誤送信を招くリスク」が潜在している。情報流出事故を防止する為に、以下で紹介する業務専用のSNSサービスの導入を検討してはいかがだろうか。

上記2サービス以外にも多くのSNSサービスが存在するが、その多くは無料体験が可能なものが多い。一旦お試しで運用をし、自社に合ったサービスを選定するのが良かろう。

ソフトのインストールが不要なビデオ会議ツール

Skypeやハングアウトは既に活用されている方はご存知だと思うが、非常に便利な一方、会議参加者全てにソフトのインストールの必要があり、多数の参加者がいる会議においては不便であると言えよう。

ここで紹介する「appear.in」は、機能的にはSkypeやハングアウトと大きくは変わらないが、大きな違いが一点ある。こちらのサービスはソフトのインストールが不要なのだ。

手順は至ってシンプルで、トップページで好みのURLを発行し、会議担当者はそのURLに接続するだけで会議に参加が出来るというもの。パソコンからの接続だけでなく、一部のスマートフォンからでも接続が可能だ。

URLを共有するだけで使用可能な点が、シンプルで多くのシーンで活用されている。多忙で、会議になかなか参集できない場合等に利用してみてはいかがだろう。

今回のコラムは、情報共有に特化した形で活用可能なサービスをいくつか紹介させて頂いたが、紹介させて頂いたサービスの他にも多くの情報共有ツールが存在する、今回のコラムをきっかけに一度ご自身の事業所での情報共有についてご一考頂ければ幸いである。

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