転職活動では、法人・事業所の採用担当者と書類のやりとり、面接日程の調整を行う機会が多数あります。
そこで今回は、カイゴジョブのメッセージ機能の使い方、メッセージを送る時のポイントと、具体的なメッセージの例文を状況別で解説します。
転職活動でメッセージを送る時のポイント3選！
転職活動で採用担当にメッセージを送る際におさえておきたい大事なポイントは下記の3つです。
介護・医療の現場でも申し送りをすることが多々あるのでご存知の方も多いと思いますが、要点をハッキリ正確に伝える点では、転職活動のメッセージも同じような感覚で作成すると良い印象を持たれやすいです。
一度読めば要点がすぐわかるような簡潔な文章を心がけましょう。
ここからは、3つのポイントについてそれぞれ詳しく解説していきます。
メッセージの基本構成をおさえて簡潔に伝える
1つ目は、メッセージの基本構成をおさえて簡潔に伝えることです。
メッセージの基本構成とは下記の4つの要素でできています。
挨拶文
もし初めてメッセージを送る場合は「突然のご連絡失礼いたします」などを書きます。また、何度かやりとりをしている相手に対しては「お世話になっております」や「ご連絡いただきありがとうございます」などを入れます。
その時の状況に合わせた挨拶文を入れると相手に好印象を与えることができます。
自己紹介
自己紹介は主に初めて連絡をする時に必要なものです。
応募後に採用担当に連絡する場合は、「●●事業所の介護職の求人に応募させて頂きました、△△と申します。」などと書きます。
採用担当側も、たくさんの応募者と一人ひとりやりとりをしているため、簡単な自己紹介があるだけで、あなたの状況をすぐに理解することができ、選考がスムーズに進みます。
用件
用件を簡潔に伝えるポイントは、最初にはっきりと結論を伝え、その後に具体的な情報を記載することです。
例えば、面接の希望日時を伝えたい場合は「面接の希望日時についてご連絡いたします。第一希望：◯月◯日□～□時、第二希望：◯月◯日□～□時です。」と結論→具体的な内容の順序を意識しましょう。
結び
用件を書き終えたら、結びの挨拶として「何卒よろしくお願いいたします。」などを入れてメッセージを送付します。
フランクな形でやりとりをしている場合や、1日の間に何度も担当者とやりとりをしている場合は省いても問題ありません。
敬語や丁寧語を正しく使う
2つ目のポイントは正しい敬語・丁寧語を使うことです。
もちろん、難しい敬語を使う必要はありませんが、誤った言葉遣いは応募先へのマイナスイメージになります。
しかし、いきなり敬語や丁寧語をマスターするのはなかなか難しいですよね。
そんな方のために、転職活動でよく使われる敬語・丁寧語とありがちな間違い表現をまとめたので、こちらを参考にしてみてください。
よく使われる敬語・丁寧語(×はありがちな間違い表現）
（×：いつもお世話様です/ご苦労さまです）
（×：すいません/申し訳ないです）
（×：了解しました/わかりました）
（×：させていただいております）
（×：院長様/施設長様）
（×：貴社について存じ上げております）
（×：どうですか）
送る前に必ず読み返す
3つ目のポイントは、送る前に必ず読み返すことです。
どんなにしっかりした人でも、慣れない文章を作成するとどこかに間違いはあるものです。
送信ボタンを押す前に必ず読み返して間違いが無いかを確認しておきましょう。
この時、「自分がもし採用担当者だったら」という目線で確認してみたり、友人や家族など自分以外の人に見てもらったりすると間違いをすぐに見つけることができます。
カイゴジョブのメッセージ機能の使い方
カイゴジョブでは、気になった求人や応募した求人に対してマイページ上で採用担当者とメッセージを送り合うことができます。
しかし、質問したいことがあっても「どんな書き方をしたらいいのか」「どんな風に送れば失礼がないか…」などを考えてしまい、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか？
そんな悩みにお答えして、カイゴジョブではメッセージのテンプレートを複数用意しています。
【テンプレート1】施設見学をしたい時
メッセージ送信画面の中の①「このスカウトに応募する」を選択すると、右側にテンプレートを選ぶ箇所が現れます。
「面接や書類選考の前にまずは施設の雰囲気を見てみたい」という方は【見学希望】をクリックしてみましょう。
するとメッセージ欄に上記のような文章が入ります。
【テンプレート2】面接希望を伝えたい時
まずは面接に行って職場の雰囲気や詳細な情報を知りたい場合は、【面接希望】をクリックしてみましょう。
するとメッセージ欄に上記のような文章が入ります。
【テンプレート3】勤務条件や職場環境について質問したい時
メッセージ送信画面の中の①「質問・相談する」を選択すると、右側にテンプレートを選ぶ箇所が現れます。
求人の内容には無い、より具体的な情報を知りたい場合は【質問する】をクリックしてテンプレートを変更しましょう。
テンプレートの文章の中に【質問内容を入力する（例：時期／シフト／応募資格／仕事内容）】という項目が出てくるので、【】内に質問を書き込んで採用担当者へ送信しましょう
【テンプレート4】働き方などについて相談したい時
メッセージ送信画面の中の①「質問・相談する」を選択すると、右側にテンプレートを選ぶ箇所が現れます。
求人の内容には無い、より具体的な情報を知りたい場合は【相談する】をクリックしてテンプレートを変更しましょう。
テンプレートの文章の中に【相談内容を入力する（例：時期／シフト／応募資格／仕事内容）】という項目が出てくるので、【】内に相談したい内容を書き込んで採用担当者へ送信しましょう
【例文あり】転職の状況別で使えるメッセージ集
「どんなメッセージを送ったらいいかわからない」「急いでいて考える余裕がない！」という方のために、応募先へのメッセージ例文集を作りました。
カイゴジョブにもメッセージのテンプレートはありますが、テンプレートと状況が違う場合などにお使いください◎
履歴書や職務経歴書を送る時
お世話になります。
●●事業所の介護職に応募いたしました、△△（自分の名前）と申します。
履歴書と職務経歴書を本メールに添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願いいたします。
ポイント
ここでも、自分がどの事業所の何の職種に応募した者なのか、冒頭でしっかり明記しておきましょう。
なお、カイゴジョブのメッセージ機能の中では履歴書送付はできないため、郵送で送った後などに「本日履歴書と職務経歴書を郵送いたしましたので、届きましたらご確認いただけますと幸いです。」などと送っておくと良いでしょう。
面接の日程変更をしたい時
いつもお世話になります。△△（自分の名前）です。
●/●（曜日）●時の日程でお約束していた面接ですが、事情によりお伺いすることが難しくなってしまいました。
お忙しい中調整頂いたにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
勝手なお願いで大変恐縮ですが、次の日程で面接を再度調整していただくことは可能でしょうか。
・●/●（曜日）●時〜●時
・●/●（曜日）●時〜●時
・●/●（曜日）●時〜●時
お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
まず第一に、急な日程変更（前日や当日など)の場合はメールだけでなく、直接電話をして謝罪と日程変更のお願いをしましょう。
また、日程変更をお願いするのはこちら都合になるため、お詫びの言葉を必ず入れましょう。
日程の候補は最低でも3つ、入れるようにしましょう。そうすると、相手に「段取りの良さ」や「気遣い」をアピールすることにも繋がります。
面接を辞退したい時
いつもお世話になります。
●月●日●時より面接のお時間を頂戴しております、△△(自分の名前)と申します。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により就業することが難しくなってしまったため、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
この度は、お忙しいところ、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、身勝手なお願いとなり、誠に申し訳ございません。
面接の辞退がメールでのご連絡となってしまいましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
担当者から聞かれない限りは、本当の辞退理由を面接選考の辞退メールに無理に書く必要はありません。
「実はそこまで志望度が高くなかった」「もっと志望度の高い企業を見つけて面接が入りそう」という事情があっても、聞かれない限りは無理に詳しい内容を記載する必要はないでしょう。
一番無難なのは「一身上の都合」です。すでに第一希望の企業に内定をもらったことが理由であれば、「他社様で内定をいただいて～」と書いても問題ありません。
内定・採用通知へ返信したい時
いつもお世話になります。
△△(自分の名前)と申します。このたびは、採用のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を、ありがたくお受けしたく思います。心より感謝申し上げます。
これまで培ってきた知識と経験を存分に活かし、貴社(貴法人)のお役に立てるよう尽力いたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ポイント
志望度の高い法人から内定通知を受けた場合、メールの返信は迅速に行いましょう。
「採用してくれたことへのお礼」とその法人で「どう頑張りたいか」を簡潔に伝えるとベストです。
内定を保留にしておきたい時
いつもお世話になります。
△△(自分の名前)です。この度は、内定のご連絡をくださり誠にありがとうございます。
貴社(貴法人)に内定をいただけましたこと、心より嬉しく思います。
すぐにお返事をすべきところ大変恐縮ではございますが、
入社のお返事に関しましては、悔いの無いよう慎重に検討したうえ、改めてご連絡させていただきたく存じます。
期日とされております×月×日までに必ずお返事いたしますので、お待ちいただけますと幸いです。
こちらの都合で大変心苦しいのですが、ご理解いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
内定承諾期限が決まっている場合は「それまでに回答する」という旨をしっかり記載しておきましょう。
一方で、期限が明記されていない場合もあります。その場合は自分で期限を設定して「×月×日までに必ずお返事いたします。」と回答しておきましょう。
内定承諾期限は法人によって様々ですが、一般的に1週間〜1ヶ月程度と言われています。
自分の入社希望時期と照らし合わせて設定しましょう。もし調整がつかない場合は法人側から連絡がくるので、その時に希望をすり合わせましょう。
内定を辞退する時
いつもお世話になります。
△△(自分の名前)です。この度は、内定のご連絡をくださり誠にありがとうございます。
貴社(貴法人)に内定をいただけましたこと、心より嬉しく思います。
ありがたいお話をいただいたにもかかわらず大変恐縮ではございますが、貴社(貴法人)の内定を辞退させていただきたく思います。
自身の適性などを踏まえ検討した結果、他社に入社させていただくという結論に至りました。
本来ならお電話で直接お伝えすべきところ、このような形でのご連絡となってしまい、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。
ポイント
採用活動・選考には多大な労力がかかっています。内定辞退をされてうれしく思う法人はありません。
そのため、辞退することや選考の場を設けていただいたことに対する謝罪・感謝の気持ちを丁寧に伝える内容にしましょう。
最後に「貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。」と結びの言葉を入れるとより丁寧な印象になります。
例文やテンプレートをうまく使って採用活動をスムーズに進めよう！
今回は、カイゴジョブのメッセージ機能の使い方、メッセージを送る時のポイントと、具体的なメッセージの例文を状況別で解説しました。
なかなか普段はここまでかしこまったメールを送る機会も多くないですし、最初から上手くできる人は少ないです。
本記事の例文やカイゴジョブのメッセージ機能を使いながら、慌てずに作成するように意識すれば、採用担当者にも良い印象を残すことができますよ。
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監修者 カイゴジョブ編集部
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